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En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S., adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los usuarios de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de nuestras actividades comerciales.
HOTEL MOCOA SAMAY actuará como responsable del Tratamiento de datos personales, los cuales administrará conforme la Política de Tratamiento de Datos Personales de la compañía disponible en su página web www.hotelmocoasamay.com De darse cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web.
La información personal que es tratada por la compañía, es y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la empresa HOTEL MOCOA SAMAY SAS y especialmente la información recopilada será incorporada dentro de las bases de datos propias de la sociedad con el fin de:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Calificado como tal en la ley. Dato que no es semiprivado, privado o sensible (Ej. datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio, su calidad de comerciante o servidor público y aquellos que pueden obtenerse sin reserva alguna).
Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento interesa al titular y a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general (Ej. datos financieros y crediticios).
Dato privado: Dato que solo es relevante para su titular (Ej. fotografías, videos, datos relacionados con su estilo de vida.)
Dato sensible: Protección reforzada.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Teniendo en cuenta lo anterior, con la suscripción del presente documento, autorizo de manera voluntaria, previa, expresa e informada a HOTEL MOCOA SAMAY SAS identificada con NIT. 901.093.547 y dirección electrónica hotelmocoasamay@hotmail.com en calidad de RESPONSABLE, para tratar mis datos personales de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Compañía, disponible en la página web de la empresa. HOTEL MOCOA SAMAY SAS, queda autorizado para recolectar, compilar, almacenar, usar, circular, compartir, comunicar, procesar, actualizar, cruzar, transferir, transmitir, depurar, suprimir y disponer mis datos personales recolectados con anterioridad, incluyendo aquellos datos de carácter sensible de acuerdo con las finalidades relacionadas con el objeto social de la Compañía y en especial para; ser utilizada en desarrollo de funciones propias del establecimiento.
La información que recolecta HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S., puede incluir, en todo o en parte según las necesidades de cada producto y/o servicio, entre otros los siguientes datos:
Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo propios, lo cual es autorizado por nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios, colaboradores y proveedores al aceptar esta Política de Privacidad.
HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S., velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales.
La información recolectada por HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S., es utilizada para procesar, confirmar, cumplir y proveer los servicios y/o productos adquiridos, directamente y/o con la participación de terceros proveedores de productos o servicios, así como para promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios, realizar transacciones, efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales o internacionales, autoridades de policía o autoridades judiciales, entidades bancarias, compañías aseguradoras, y/o entidades de cualquier tipo de servicios adicionales con las que el hotel previamente haya realizado convenios para procurar un mejor servicio, para fines administrativos internos y/o comerciales tales como: investigación de mercados, reportes contables, análisis estadísticos, facturación, y ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestros programas de lealtad.
Al aceptar esta Política de Privacidad y Tratamiento de datos personales, nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios, colaboradores y proveedores en su calidad de titulares de los datos recolectados, autorizan que HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S., realice el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos, tales como, realización de reservas, modificaciones, cancelaciones y cambios de la misma, reembolsos, atención de consultas, quejas y reclamos, pago de compensaciones e indemnizaciones, registros contables, correspondencia, procesamiento y verificación de tarjetas de crédito, débito y otros instrumentos de pago, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas y/o para el funcionamiento de los programas de lealtad y demás finalidades indicadas en este documento. Lo anterior, sin perjuicio de otras finalidades que hayan sido informadas en este documento y en los términos y condiciones de cada uno de los productos y servicios propios de cada una de nuestras unidades de negocio. Advertimos que en estos proveedores de sistemas de reservas, agencias de viajes, entidades bancarias, aseguradoras y de servicios de salud).
Adicionalmente, nuestros viajeros, clientes y usuarios, en su calidad de titulares de los datos recolectados, al aceptar esta política de privacidad, nos autorizan para:
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
Con la mencionada autorización, el cliente acepta las políticas y condiciones que se establecen en el presente documento.
La autorización del titular de la información constará en cada uno de los mecanismos de recolección de datos de HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S.
Así, podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por el titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.
Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la empresa, de datos personales tanto de usuarios, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S., sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuales se enuncian a continuación:
Que conforme con lo dispuesto por el literal b) del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, las disposiciones que buscan la protección de datos personales y que se encuentran contenidos en dicha disposición, no son aplicables a las bases y archivos que tengan por finalidad la prevención, detención, monitoreo y control del lavado de activos y en financiamiento del terrorismo, por lo que en principio su utilización no requerirá de una autorización de su titular, la cual proviene de la Ley.
Si requiere solicitar que HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S., lo retire de sus bases de datos, lo debe manifestar de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito, al correo electrónico: hotelmocoasamay@hotmail.com. De no manifestar su interés de retirarse de las bases de datos, se habilitará a HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S. a continuar el tratamiento de los mismos, acorde con lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S. para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas al correo ya indicado. Todas y cada una de las consultas o quejas deberán ser puestas en un texto electrónico o en una comunicación física, es decir, se excluye la posibilidad de formular una consulta o queja de manera verbal o telefónica. Una vez recibida por HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S., la consulta o queja, será radicada en la fecha, día y hora de su recepción y se le aplicarán los términos de respuesta y los procedimientos consignados por la Ley 1581 de 2012.
La compañía ha indicado los siguientes canales de atención para que los Titulares puedan ejercer sus derechos.
El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento.
Así mismo, el titular tiene derecho a solicitar su rectificación en caso de ser inexactos o incompletos y a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados conforme a finalidades y términos legales o contractuales o según las finalidades y términos contemplados en esta Política de Privacidad.
HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S., garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o de su representante o apoderado lo solicite según lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
Los clientes y usuarios pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud al correo electrónico: hotelmocoasamay@hotmail.com o, a través de un documento escrito dirigido a la Cra 9 21-18 – Mocoa/ Putumayo de conformidad con esta Política de Privacidad. Debe incluir en la solicitud los siguientes datos: Nombres, apellidos, Tipo de documento, Número de documento, Teléfono, Correo electrónico, Ciudad- País y Asunto.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los quince 15 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S., ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
No obstante lo anterior, el cliente asume los riesgos que se derivan de entregar esta información en un medio como Internet, el cual está sometido a diversas variables – ataques de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, entre otras. HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S., hará su mejor esfuerzo tecnológico para garantizar la seguridad de la información personal de todos sus clientes y/o usuarios, empleando razonables y actuales métodos de seguridad para impedir el acceso no autorizado, para mantener la exactitud de los datos y garantizar la correcta utilización de la información.
Recurso Humano informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, la política de tratamiento de los datos personales que suministre, una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, salvo que los titulares de los datos por escrito autoricen la destrucción de los mismos, cuando el titular del dato no sea seleccionado.
La información obtenida por HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S., respecto de quienes no fueron seleccionados, será eliminada de su sistema de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.
TRATAMIENTO DE DATOS DURANTE LA RELACIÓN CONTRACTUAL.
HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S., almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Recurso Humano y la Gerencia; con la finalidad de administrar la relación contractual y todo lo que de ella se desprende.
El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Para el caso de entidades externas el trabajador deberá solicitar la expedición de la certificación laboral antes de aportar información alguna.
TRATAMIENTO DE DATOS DESPUÉS DE TERMINADA LA RELACIÓN CONTRACTUAL.
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuese la causa HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S., procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central. Las certificaciones laborales deberán ser solicitadas al área de Recurso Humano.
HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S., solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S., por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor, esta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento con lo dispuesto en la regulación creada para tal fin.
HOTEL MOCOA SAMAY S.A.S., se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.
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